Outil de gestion pour PME : Excel, ClickUp, Jobber ou CRM

Vous utilisez peut-être déjà Excel pour suivre vos clients, vos tâches ou vos échéances. Avec la croissance de l’entreprise, les fichiers se multiplient, l’information devient plus difficile à retrouver et certaines actions risquent d’être oubliées. Choisir un outil de gestion pour PME demande d’abord de clarifier les besoins réels de votre entreprise.

Vous envisagez alors ClickUp, Jobber ou un CRM. Mais lequel répond réellement à vos besoins?

Le meilleur outil n’est pas nécessairement celui qui offre le plus de fonctionnalités. C’est celui qui soutient clairement votre façon de travailler, qui est utilisé par votre équipe et qui vous permet de retrouver rapidement l’information importante.

Comment choisir un outil de gestion pour PME?

Avant de comparer les logiciels, commencez par déterminer ce que vous souhaitez améliorer.

Posez-vous notamment les questions suivantes :

• Quelle information devons-nous centraliser?

• Qui devra utiliser l’outil?

• Est-ce que certains employés travaillent sur le terrain?

• Avons-nous besoin de gérer des tâches, des clients, des rendez-vous ou des soumissions?

• Quelles actions aimerions-nous automatiser?

• Quels renseignements devons-nous pouvoir consulter rapidement?

• Quel budget pouvons-nous consacrer à l’outil et à son implantation?

Cette réflexion évite de choisir une solution impressionnante qui ne règle pas votre véritable problème.

Excel : une solution flexible pour commencer

Excel peut être très efficace pour créer des listes, effectuer des calculs, suivre des données et produire des tableaux de bord simples.

Il peut convenir lorsque :

• le processus demeure relativement simple;

• peu de personnes modifient l’information;

• les données sont principalement numériques;

• l’équipe maîtrise déjà le fonctionnement du fichier;

• les rappels automatiques ne sont pas essentiels.

Excel permet également la coédition lorsque le fichier est enregistré dans un environnement compatible, comme OneDrive ou SharePoint.

Ses limites apparaissent généralement lorsque plusieurs personnes doivent effectuer des suivis, que les responsabilités changent fréquemment ou que l’entreprise a besoin de rappels et d’automatisations.

Un fichier Excel peut contenir toute l’information nécessaire sans pour autant indiquer clairement qui doit accomplir la prochaine action.

ClickUp : coordonner les tâches et les processus internes

ClickUp est principalement conçu pour organiser le travail d’une équipe.

Chaque tâche peut comporter un responsable, une échéance, un statut, des sous-tâches et des champs personnalisés. Il est également possible de créer des vues, des formulaires, des automatisations et des tableaux de bord.

ClickUp peut être pertinent lorsque vous souhaitez :

• coordonner plusieurs personnes ou services;

• suivre l’avancement des tâches;

• documenter des processus internes;

• attribuer clairement les responsabilités;

• centraliser les demandes reçues;

• automatiser certaines actions administratives.

Il est particulièrement utile pour gérer des projets, des processus récurrents et des opérations internes.

Toutefois, ClickUp n’est pas spécialisé dans la gestion des soumissions, des déplacements, de la facturation ou des interventions chez les clients. Ces besoins peuvent nécessiter une configuration plus poussée ou l’utilisation d’un autre système.

Jobber : gérer des opérations de services sur le terrain

Jobber est destiné aux entreprises qui offrent des services chez leurs clients.

Il permet notamment de gérer les demandes, les soumissions, les rendez-vous, les horaires, les interventions, les factures, les paiements et certaines communications avec les clients.

Jobber peut convenir lorsque :

• les employés se déplacent chez les clients;

• les rendez-vous doivent être attribués à différentes personnes;

• les soumissions doivent être transformées en travaux;

• les clients doivent recevoir des confirmations ou des rappels;

• la facturation est directement liée aux interventions réalisées;

• l’équipe doit consulter l’information à partir du terrain.

Ce type d’outil aide à mieux structurer l’information entre le terrain et le bureau en regroupant plusieurs étapes du service dans un même environnement.

Pour une entreprise dont les activités sont principalement administratives ou organisées autour de projets complexes, Jobber peut toutefois comporter des fonctionnalités qui ne seront pas utilisées.

CRM : structurer les relations avec les clients et les prospects

Un CRM, ou système de gestion de la relation client, sert principalement à centraliser les coordonnées, les échanges, les occasions d’affaires et les prochaines actions liées aux clients et aux prospects.

Il peut être pertinent lorsque vous souhaitez :

• suivre votre processus de vente;

• savoir où se trouve chaque prospect;

• conserver l’historique des communications;

• planifier les prochaines relances;

• répartir les occasions entre plusieurs personnes;

• obtenir une vue d’ensemble du pipeline commercial.

Un CRM peut donc vous aider à organiser les suivis clients et à réduire les occasions oubliées.

Cependant, il ne remplace pas nécessairement un outil de gestion de projets ou un logiciel spécialisé pour les opérations sur le terrain. Il répond d’abord à un besoin de visibilité sur la relation client et le développement des affaires.

Est-il possible d’utiliser plusieurs outils?

Oui, à condition que chacun possède un rôle précis.

Par exemple :

• le CRM peut gérer les prospects et les occasions d’affaires;

• Jobber peut prendre le relais pour la réalisation des travaux et la facturation;

• ClickUp peut coordonner les projets et processus internes;

• Excel peut servir à effectuer certaines analyses ou projections.

Le risque apparaît lorsque la même information est saisie dans plusieurs systèmes sans règle claire. Les données deviennent alors difficiles à maintenir et les employés ne savent plus quelle version consulter.

Pour chaque type d’information, déterminez un outil de référence. Vous pouvez ensuite établir des procédures administratives précisant où inscrire les données et à quel moment les mettre à jour.

Quel outil correspond le mieux à votre situation?

Choisissez Excel si :

• vos besoins sont simples;

• vous souhaitez créer rapidement un suivi personnalisé;

• peu de personnes utilisent le fichier;

• vous n’avez pas besoin de nombreuses automatisations.

Choisissez ClickUp si :

• vous devez coordonner des tâches ou des projets;

• plusieurs personnes participent aux processus;

• vous souhaitez clarifier les responsables et les échéances;

• vous avez besoin d’une meilleure visibilité sur le travail interne.

Choisissez Jobber si :

• vos services sont réalisés chez les clients;

• vous gérez des horaires, des déplacements et des interventions;

• vous souhaitez relier les demandes, les soumissions, les rendez-vous et les factures;

• les communications automatisées avec les clients sont importantes.

Choisissez un CRM si :

• votre priorité est le suivi des prospects et des clients;

• vous souhaitez structurer votre processus de vente;

• plusieurs occasions d’affaires doivent être suivies;

• vous avez besoin d’un historique centralisé des interactions.

Les signes que votre outil ne suffit plus

Un changement peut devenir pertinent lorsque :

• la même information est copiée à plusieurs endroits;

• les suivis reposent encore sur la mémoire;

• les employés doivent demander régulièrement où en est un dossier;

• les rapports exigent plusieurs manipulations manuelles;

• certaines tâches sont oubliées malgré la présence de l’outil;

• les employés sur le terrain n’ont pas accès à l’information nécessaire;

• vous consacrez plus de temps à maintenir le système qu’à l’utiliser.

Ces difficultés ne signifient pas toujours qu’il faut remplacer immédiatement l’outil. Elles peuvent également révéler un manque de règles, de responsabilités ou de procédures.

Comment changer d’outil sans tout recommencer?

Commencez par un seul processus plutôt que de déplacer immédiatement toutes vos opérations.

Vous pouvez, par exemple :

1. choisir un processus qui cause régulièrement des oublis;

2. déterminer les informations réellement nécessaires;

3. reproduire ce processus dans le nouvel outil;

4. le tester avec quelques utilisateurs pendant deux à quatre semaines;

5. recueillir leurs commentaires;

6. ajuster la structure avant d’étendre son utilisation.

Définissez également les résultats attendus : moins d’oublis, une meilleure visibilité, des suivis plus rapides ou une diminution du temps consacré à certaines tâches.

Un outil devrait simplifier les opérations. S’il ajoute des étapes sans résoudre un problème précis, sa configuration doit probablement être revue.

Faites le point avant de choisir

Le choix entre Excel, ClickUp, Jobber et un CRM dépend moins de la taille de votre entreprise que de la nature de vos opérations.

Avant d’investir dans une nouvelle plateforme, assurez-vous de comprendre ce qui doit être structuré. Un processus clair peut fonctionner dans un outil simple. À l’inverse, un logiciel puissant ne corrigera pas un processus mal défini.

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