Comment créer un tableau de bord pour PME simple et utile?
Vous disposez peut-être déjà de nombreuses informations sur votre entreprise : demandes reçues, soumissions envoyées, travaux en cours, factures à produire, comptes à recevoir et échéances à respecter.
Pourtant, lorsque ces données sont réparties dans plusieurs fichiers ou outils, il devient difficile d’obtenir rapidement une vue d’ensemble.
Un tableau de bord pour PME permet de regrouper les informations les plus importantes afin de mieux comprendre la situation, de repérer les priorités et de prendre des décisions plus rapidement.
Il n’a pas besoin d’être complexe. Quelques indicateurs bien choisis peuvent être beaucoup plus utiles qu’une multitude de données rarement consultées.
À quoi sert un tableau de bord pour PME?
Un tableau de bord transforme des données dispersées en information utilisable.
Il peut notamment vous aider à :
connaître l’état des dossiers importants;
repérer les retards ou les suivis oubliés;
visualiser la charge de travail;
suivre les résultats obtenus;
anticiper certaines difficultés;
déterminer les prochaines actions;
communiquer plus facilement les priorités à votre équipe.
Son rôle n’est pas de présenter tout ce qui se passe dans l’entreprise. Il doit plutôt attirer votre attention sur ce qui nécessite une décision, une action ou une vérification.
Commencez par la décision à prendre
Une erreur fréquente consiste à choisir des indicateurs simplement parce que les données sont disponibles.
Avant d’ajouter une information, demandez-vous :
Quelle décision cette donnée m’aidera-t-elle à prendre?
Par exemple, connaître le nombre de soumissions envoyées peut être intéressant. Mais le nombre de soumissions en attente depuis plus de sept jours permet davantage de déterminer une action concrète : effectuer les relances.
Chaque indicateur devrait donc répondre à une question utile, comme :
Quels dossiers nécessitent une intervention?
Quelles échéances approchent?
Où les demandes s’accumulent-elles?
Quels clients doivent être relancés?
Est-ce que la charge de travail est bien répartie?
Quels résultats évoluent favorablement ou défavorablement?
Si un indicateur ne mène à aucune décision ni action, il n’a probablement pas besoin d’apparaître dans votre tableau de bord principal.
Choisissez quelques indicateurs réellement utiles
Pour commencer, sélectionnez entre cinq et huit indicateurs. Cette limite vous oblige à conserver seulement les informations essentielles.
Les indicateurs pertinents dépendent de vos opérations, mais ils peuvent être regroupés en quatre catégories.
Les demandes et les ventes
Vous pourriez suivre :
les nouvelles demandes reçues;
les soumissions à préparer;
les soumissions en attente de réponse;
les relances à effectuer;
les mandats confirmés;
le taux de conversion des soumissions.
Ces informations vous permettent de mieux organiser les suivis clients et de repérer les occasions qui risquent d’être oubliées.
Les opérations en cours
Vous pourriez suivre :
les mandats actifs;
les travaux à planifier;
les dossiers en retard;
les tâches prioritaires;
les prochaines échéances;
la charge de travail par personne.
Cette section vous aide à savoir où concentrer les efforts de l’équipe.
L’administration et les finances
Selon votre rôle et les systèmes utilisés, votre tableau de bord pourrait présenter :
les factures à produire;
les paiements en attente;
les dépenses à vérifier;
les heures utilisées par mandat;
le budget restant;
la rentabilité estimée des projets.
Il n’est pas nécessaire de reproduire toute votre comptabilité. L’objectif consiste à faire ressortir les éléments qui exigent votre attention.
La qualité et le service client
Vous pourriez également suivre :
les demandes sans réponse;
les plaintes ou problèmes à résoudre;
les retours de clients;
les travaux à corriger;
les délais moyens de réponse;
les avis ou témoignages reçus.
Ces indicateurs peuvent révéler des problèmes opérationnels avant qu’ils deviennent récurrents.
Utilisez des indicateurs orientés vers l’action
Un bon indicateur doit permettre de comprendre rapidement la situation.
Au lieu d’afficher uniquement « 18 soumissions en attente », précisez les éléments qui nécessitent une action :
5 soumissions à relancer aujourd’hui;
3 dossiers sans responsable;
4 échéances prévues cette semaine;
2 factures à produire;
1 problème client à résoudre.
Ces informations sont plus faciles à utiliser qu’un total général.
Lorsque c’est pertinent, associez chaque élément à :
un responsable;
une date;
un statut;
une prochaine action.
Vous obtenez ainsi un outil de pilotage, plutôt qu’un simple rapport.
Choisissez l’outil selon la source des données
Un tableau de bord peut être créé dans Excel, ClickUp, un CRM, Jobber ou une autre plateforme.
Le choix dépend principalement de l’endroit où l’information est déjà enregistrée.
Excel peut convenir lorsque les données sont simples, que vous souhaitez effectuer des calculs personnalisés ou que peu de personnes mettent le fichier à jour.
ClickUp peut être pertinent pour visualiser les tâches, les responsables, les échéances et l’avancement des processus internes.
Un CRM peut présenter les prospects, les occasions d’affaires, les prochaines relances et l’évolution du pipeline commercial.
Jobber peut offrir une vue sur les demandes, les soumissions, les rendez-vous, les travaux et certains éléments financiers liés aux services sur le terrain.
L’article consacré au choix d’un outil de gestion pour PME peut vous aider à déterminer quelle solution correspond le mieux à vos opérations.
Dans la mesure du possible, évitez de recopier manuellement les mêmes données dans plusieurs systèmes. Le tableau de bord devrait utiliser une source d’information fiable et clairement identifiée.
Présentez l’information simplement
Un tableau de bord efficace doit pouvoir être compris en quelques secondes.
Vous pouvez utiliser :
des nombres pour présenter les volumes;
des listes pour montrer les actions prioritaires;
des couleurs pour attirer l’attention;
des graphiques pour visualiser une évolution;
des pourcentages pour comparer un résultat à un objectif;
des statuts pour suivre l’avancement.
Limitez toutefois le nombre de couleurs et de graphiques. Une présentation trop chargée peut rendre l’information plus difficile à interpréter.
Vous pourriez utiliser une logique simple :
vert : la situation est conforme;
jaune : une vérification est nécessaire;
rouge : une action est requise.
Les couleurs doivent soutenir la compréhension, mais ne devraient pas être le seul moyen de transmettre l’information. Ajoutez également un mot, un symbole ou un statut clair.
Déterminez qui met les données à jour
Même le meilleur tableau de bord devient inutile si les informations ne sont pas maintenues.
Pour chaque donnée, précisez :
qui doit la mettre à jour;
à quel moment;
dans quel outil;
selon quelle définition;
à quelle fréquence le tableau de bord sera consulté.
Par exemple, une soumission est-elle considérée comme « en attente » dès son envoi ou seulement après un certain délai? Un mandat est-il « terminé » lorsque le travail est réalisé ou lorsque la facture est produite?
Ces règles doivent être comprises de la même manière par toute l’équipe. Elles peuvent être intégrées à vos procédures administratives afin de maintenir des données cohérentes.
Consultez votre tableau de bord à un moment précis
Un tableau de bord devient réellement utile lorsqu’il fait partie d’une routine.
Vous pouvez le consulter :
quelques minutes chaque matin pour les urgences;
une fois par semaine pour les priorités opérationnelles;
une fois par mois pour analyser les tendances;
avant une rencontre d’équipe;
lors de la planification des ressources.
La fréquence dépend de la rapidité avec laquelle les informations évoluent.
Une liste de tâches urgentes peut nécessiter une consultation quotidienne, tandis qu’un indicateur de rentabilité peut être analysé mensuellement.
Testez une première version pendant quelques semaines
Votre premier tableau de bord n’a pas besoin d’être parfait.
Commencez avec quelques indicateurs et utilisez-le pendant deux à quatre semaines. Observez ensuite :
les informations que vous consultez réellement;
celles qui ne vous servent jamais;
les données difficiles à maintenir;
les questions qui demeurent sans réponse;
les actions que le tableau vous aide à accomplir.
Retirez les éléments inutiles et ajoutez seulement ceux qui répondent à un besoin concret.
Un tableau de bord efficace évolue avec l’entreprise, ses objectifs et ses processus.
Par où commencer?
Choisissez une seule question importante à laquelle vous aimeriez pouvoir répondre rapidement.
Par exemple :
Quels suivis dois-je effectuer aujourd’hui?
Quels mandats risquent d’être en retard?
Quelle est la charge de travail de l’équipe?
Quelles soumissions nécessitent une relance?
Quels dossiers doivent être facturés?
Déterminez ensuite les trois à cinq données nécessaires pour obtenir cette réponse. Vous aurez déjà la base d’un premier tableau de bord simple et utile.
Faites le point sur vos opérations
Avant de construire votre tableau de bord, il peut être utile de déterminer quels aspects de vos opérations nécessitent davantage de visibilité.
L’Autodiagnostic express vous permet d’évaluer vos suivis, vos processus et vos outils en cinq minutes, puis d’identifier vos trois premières priorités.
